Czy obsługa informatyczna firm to najlepsza opcja?

Przy podejmowaniu decyzji, czy outsourcing dla Twojej firmy jest najlepszą opcją, istnieje kilka czynników do rozważenia. Zarówno dla firmy, jak i dla dostawcy korzystne może być stworzenie wymiernego partnerstwa. Uchroni to obie strony przed niepewnością i stworzy wspólne i uzupełniające się cele. Na przykład, firma i dostawca mogą uzgodnić podział części zysków ze sprzedaży aplikacji. Dostawca i firma mogą również wstrzymać działalność od siebie, aby stworzyć relację kija i marchewki. Alternatywnie, firma może podzielić operacje IT między dwóch lub więcej dostawców, aby uniknąć konkurencji.

Outsourcing funkcji

Outsourcing funkcji niezwiązanych z podstawową działalnością może pomóc ci prowadzić firmę bardziej efektywnie i zaoszczędzić pieniądze. Miliardowe firmy takie jak Skype, Slack i AppSumo są przykładami firm, które zleciły na zewnątrz wiele swoich nieistotnych zadań. Outsourcing może również uwolnić twój zespół od bardziej kreatywnych zadań.

Przed rozpoczęciem procesu upewnij się, że rozumiesz, czego dokładnie szukasz. Niektóre obszary są bardziej złożone niż inne i mają dużą liczbę ruchomych części. W zależności od specyfiki Twojej firmy, może się okazać, że najlepsze rozwiązania dla Ciebie nie są takie same jak te, które oferuje Twoja konkurencja. W tym przypadku, będziesz chciał rozważyć poziom wiedzy, który jest wymagany w celu podjęcia najlepszej decyzji.

Offshore outsourcing

Offshore IT outsourcing jest globalną praktyką, z usług oferowanych przez różne kraje offshore, w tym Indie, Filipiny, Rosja i Egipt. Kraje te mogą zapewnić firmom różnorodne usługi, w tym call center i wsparcie oprogramowania, wprowadzanie danych, programowanie i inne zadania. Istnieją jednak pewne różnice kulturowe, z których firmy muszą zdawać sobie sprawę przed rozpoczęciem outsourcingu do innego kraju.

Offshore IT service dla firm oferuje kilka korzyści, w tym możliwość znacznego obniżenia kosztów. Na przykład w niektórych krajach prąd, łączność internetowa i czynsz mogą być tańsze niż w kraju pochodzenia. W rezultacie większość firm może oczekiwać, że zaoszczędzi około 70 procent kosztów dla danej funkcji biznesowej. Ponadto, mogą one skorzystać z rabatów ilościowych przy zakupie usług i aktywów. Offshoring pozwala również firmom zachować wyższy stopień kontroli nad swoimi działaniami. Jest to możliwe dzięki bliższej współpracy z ich partnerami offshore.

Bezpieczeństwo jest również ważnym problemem. Podczas gdy większość miejsc docelowych offshore outsourcingu posiada prawa dotyczące bezpieczeństwa danych, prawa te nie mogą całkowicie wyeliminować ryzyka bezpieczeństwa. Ponadto, szczelne protokoły informatyczne i sieciowe nie zapobiegają problemom z integralnością danych. Te obawy dotyczące bezpieczeństwa są szczególnie istotne w odniesieniu do informacji osobistych, więc ważne jest, aby ustanowić jasne protokoły bezpieczeństwa, aby chronić dane przed wyciekiem.

Różnice kulturowe mogą być również przeszkodą. Podczas gdy wiele krajów offshore outsourcingowych używa angielskiego jako języka podstawowego, głębokość zrozumienia może się różnić w zależności od kraju. Różnice te mogą również wpływać na przepływ pracy i kontrolę jakości. Dlatego ważne jest, aby wybrać partnera, który jest dopasowany kulturowo i jest w stanie skutecznie komunikować się i zrozumieć potrzeby biznesowe swoich klientów. W wielu przypadkach różnice kulturowe mogą zadecydować o powodzeniu projektu, dlatego dobra strategia komunikacyjna jest niezbędna do zapewnienia sukcesu.

Inną ważną korzyścią z obsługi IT offshore dla firm jest oszczędność kosztów. Firma może wykorzystać zaoszczędzone pieniądze na finansowanie programów generujących przychody, poprawę infrastruktury lub wzmocnienie programów marketingowych i promocyjnych. Dodatkowo, poprzez uwolnienie czasu pracowników, firmy mogą zwiększyć produktywność pracowników. Korzystanie z partnera offshore może również zaoszczędzić firmie pieniądze na wynagrodzeniach.

Ukryte koszty

Outsourcing IT wiąże się z ukrytymi kosztami, które są mniej widoczne. W artykule EquaTerra, firma konsultingowa zajmująca się outsourcingiem, przedstawia 10 największych ukrytych kosztów outsourcingu i oferuje wskazówki, jak ich uniknąć. Koszty te zazwyczaj nie są widoczne od razu, ale mogą powodować znaczne koszty dla firmy. W związku z tym dokładna ocena ukrytych kosztów jest ważna, aby uniknąć tych problemów.

Outsourcing może być doskonałym rozwiązaniem dla wielu firm, ale koszty mogą być znaczne. Badanie 50 prób outsourcingu pokazuje, że wiele firm nie przewiduje wszystkich kosztów związanych z przejściem do nowego dostawcy i nie podejmuje niezbędnych kroków, aby je zmniejszyć. Według Jerome’a Barthelemy’ego, profesora w Audencia Nantes graduate school of management, istnieją cztery rodzaje ukrytych kosztów.

Przejście od wewnętrznego personelu IT do firmy outsourcingowej jest czasochłonne. Outsourcing wymaga menedżerów do zarządzania projektem, co kosztuje czas i pieniądze. Menedżerowie ci muszą komunikować się z zespołem i upewniać się, że firma outsourcingowa IT wypełnia swoje zobowiązania umowne. Można to zrobić poprzez wideokonferencje lub spotkania osobiste. Może również obejmować wykonywanie raportów wydajności i przeglądanie postępów projektu. Działania te będą również dodawać do ukrytych kosztów obsługi IT dla firm.

Kolejnym ukrytym kosztem obsługi IT dla firm jest wsparcie starzejącego się sprzętu i oprogramowania. Wiele organizacji nadal obsługuje starsze systemy, które wymagają kosztownej integracji, podczas gdy inne działają w oparciu o rozdrobnione środowiska o wysokim ryzyku bezpieczeństwa. Ponadto, nowe projekty outsourcingowe mogą wprowadzać zmiany w procesach biznesowych i infrastrukturze. Te nowe procesy mogą wymagać dodatkowych inwestycji w nowy sprzęt, narzędzia zwiększające produktywność i narzędzia do zarządzania projektami.

Outsourcing udowodnił, że zmniejsza koszty i czyni operacje bardziej opłacalnymi dla firm, ale ma swoją cenę. Firmy muszą być świadome tych ukrytych kosztów, zanim podejmą decyzję o outsourcingu. W większości przypadków korzyści przewyższają ukryte koszty.

Okres przejściowy

Okres przejściowy jest krytyczny dla sukcesu relacji outsourcingowej. W tym okresie zarówno dostawca usług, jak i klient muszą współpracować, aby zapewnić, że proces przejścia przebiega bez zakłóceń. Proces przejścia musi obejmować zarządzanie transferem wiedzy, kontrolowanie dostarczanych produktów oraz ustanowienie własności aktywów.

Podczas przechodzenia do nowego dostawcy usług pracownicy firmy muszą być w stanie zachować koncentrację i motywację. Pracownicy, którzy przechodzą, muszą być traktowani z szacunkiem. Ważne jest, aby zidentyfikować projekty, które znajdą się w okresie przejściowym i uzgodnić terminy oraz odpowiedzialność za ich ukończenie. Proces ten powinien być iteracyjny i podzielony na etapy, tak aby przejście zakończyło się sukcesem.

W okresie przejściowym obie strony powinny mieć te same informacje na temat tego, co zapewni nowy dostawca usług. W większości przypadków dostawca zapewni większość zasobów, a klient będzie odpowiedzialny za pozostałą część. Wyspecjalizowany konsultant sourcingowy może znacznie zmniejszyć ryzyko związane z przejściem do nowego dostawcy.

Kluczową cechą planu przejścia na outsourcing IT jest to, że dostawca usług i klient muszą określić, które działania mogą być wykonywane w ramach istniejącego modelu biznesowego, a które procesy wymagają przeprojektowania. Będzie to wymagało kompleksowej sesji planowania wstępnego. Sesje te powinny również określić role i obowiązki każdej ze stron oraz ich oczekiwania. Proces transformacji musi również obejmować szczegółowy plan szkoleń dla wszystkich członków zespołu.

Przechodząc na umowę outsourcingową, przedsiębiorstwa powinny również rozważyć kwestie przesunięć. Wiele firm nie docenia tej kwestii, ale może ona powodować poważne problemy wiele lat po podpisaniu umowy outsourcingu. Aby uniknąć tego problemu, nabywca powinien uwzględnić w umowie koszty przesunięć. Koszty te mogą obejmować odprawy, a także ugody przed sądem pracy.

Udane przejście na outsourcing będzie obejmować staranne odwzorowanie infrastruktury wspierającej oraz dokładną analizę usług, które zostaną przekazane. Należy zadbać o to, aby dostarczone usługi były kompatybilne i spełniały wymagania obu stron. Płynne przejście zaowocuje bardziej stabilną relacją i lepszymi wynikami biznesowymi dla dostawcy i przedsiębiorstwa.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]